Kamis, 20 Juni 2013

ARTI SURAT-MENYURAT



ARTI SURAT-MENYURAT

Surat Menyurat

A. Pengertian Surat Menyurat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Fungsi dan Penggolongan Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a. Menurut wujud surat
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar
b. Menurut tujuan surat :
1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran

c. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

d. Menurut jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman

e. Menurut keamanan isi surat :
1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa

f. Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar

g. Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern

Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:
1. Siapa yang mengirim
a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.

2. aktivitas yang dikandung dalam surat, dan
3. wujud surat.

C. Susunan dan Tata Tertib Surat
Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran surat
e. Perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat pembuka surat
i. Isi surat
j. Salam penutup
k. Tembusan surat
l. Initial surat

Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :
a. paragrap pembuka
b. paragrap uraian isi
c. paragrap penutup

D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya
Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus (Block Style)
b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
d. Surat Lekuk (Indented Style)
e. Surat Resmi (Official Style)
f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat Sederhana (Simplified Style)
Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.
Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat
Selanjutnya masih dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa persiapan dan kegiatan, antara lain :
a. Bahan-bahan dan alat-alat tulis
Kegiatan mempersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan yang diperlukan.
b. Membuat konsep surat
Kegiatan membuat konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep surat sebagai balasan surat yang masuk.
c. Pengetikan
Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.
d. Pentaklikan surat
Kegiatan ini biasanya dilaksanakan sesudah surat itu di tik, kemudian dibaca kembali dengan teliti agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.
e. Pengiriman surat / ekspedisi
Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan penyampaian (pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.
Sebagai catatan, pada sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT KHUSUS, BEBAS DARI BEA (BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.
f. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat ini disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada pertinggal sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri yang tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar surat dan warkat yang disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila diperlukan.
E. Pengaturan Surat Menyurat
Dalam bagian ini tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik. Bagian ini akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat pada suatu perusahaan secara teoritis.
E.1. Pengaturan Surat Masuk
Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai berikut ;
1. Pemilihan pendahuluan/presorting
2. Pembukaan sampul/opening the envelope
3. Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating
4. Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures
5. Pemisahan/sorting
6. Penyelesaian Surat/routing
7. Penyerahan surat untuk di proses/distribution.
Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
1. Prosedur Buku Agenda
a. buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya kronologis).
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok
b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang).
2. Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
3. Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih lanjut lagi.
E.2. Pengaturan Surat Keluar
Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.
Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Membuat konsep surat
2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.

Contohnya :

 ð Surat pengiriman pesanan.

ð Surat penawaran.

ð Surat promosi.



Pengertian CV dan Contohnya
  CV adalah singkatan dari Curriculum Vitae atau kerap disebut sebagai Resume oleh sebagian orang. CV merupakan salah satu lampiran yang harus disertakan saat mengirimkan
surat lamaran kerja (baca postingan sebelumnya). CV yang baik dan benar sangat mempengaruhi atau menetukan berhasil atau tidaknya kamu meraih posisi disebuah perusahaan yang kamu targetkan.

Sebuah
CV yang baik dan menarik begitu penting saat melamar pekerjaan agar pihak personalia sebuah perusahaan bisa menilai dan mengetahui profesional atau tidaknya seorang pelamar. Untuk itu perlu beberapa tips agar CV terlihat profesional. Dibawah ini ada sedikit tips untuk membuat PC terlihat menarik.

Cara Membuat CV Yang Baik dan Menarik

Buatlah CV yang padat, singkat, dan jelas paling tidak sebanyak 2 halaman. Biasanya format standar sebuah CV adalah dalam format file word document (.doc) atau .pdf yang diterima oleh sebuah perusahaan. Jadi, ada baiknya gunakan salah satu dari kedua format file tersebut, kalau menurut saya lebih baik menggunakan format .pdf yang kebanyakan dipakai saat ini. Untuk font, gunakan yang jenis font yang standar saja seperti "Arial" atau "Times New Roman". Jika kamu bisa desain dengan CorelDRAW misalanya, cobalah buat lebih menarik dengan itu kemudian simpan dalam format .pdf.

Peletakan Data pribadi seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, status, email, web/blog, serta nomor telepon adalah dibagian atas. Untuk nomor hanphone disarankan daripada telepon rumah untuk mengantisipasi jika pihak perusahaan menghubungi dan kamu dapat setiap saat menerimanya.

Jelaskan riwayat pendidikan kamu secara singkat dan jelas. Urutkan dengan rapi yang dimulai dari tingkat pendidikan tinggi hingga pendidikan awal, termasuk tahunnya. Jika ada pendidikan non formal seperti pelatihan atau kusrus, ada baiknya dicantumkan juga.

Buatlah riwayat pekerjaan kamu secara singkat dan jelas. Jelaskan tahun, posisi, serta tanggung jawab untuk tiap tiap riwayat pekerjaan kamu. Susunan riwayat pekerjaan dimulai dari pekerjaan terduhulu hingga pekerjaan yang sekarang. Usahakan untuk tidak mencantumkan riwayat pekerjaan yang belum pernah kamu miliki, jelaskan apa adanya saja.

Cantumkan juga beberapa hobby atau kegemaran kamu, termasuk referensi jika ada. Agar Curriculum Vitae yang kamu buat terlihat lebih lengkap dan profesional.

Contoh CV Yang Baik dan Menarik
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Andita miani
Alamat : Jl. Kacang II/238 Jakarta
Telepon : 021 - 123 4567
Handphone : 081292269992
E-mail : dwisusi@yahoo.com

DATA PRIBADI
Tempat/Tgl. Lahir : Bogor, 24 Januari 1990
Jenis kelamin : Perempuan
Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Kristen
Status : Menikah
Tinggi/Berat Badan: 170cm/70kg

PENDIDIKAN FORMAL
2010 Universitas Tria (Jurusan Management Pemasaran) S1 dengan IPK 3.32
2005 - 2010 STIE YKPN Yogyakarta

PENDIDIKAN NON FORMAL
2010 EXECUTIVE TRAINING CENTER Jakarta
Effective Seling Strategy
GAJAH MADA KOMPUTER Yogyakarta Th 2005
Aplikasi Komputer Untuk Bisnis

BIDANG KEAHLIAN
Marketing Manajer

RIWAYAT PEKERJAAN
2010 - 2011: PT. Marta Bima Sakti Terbang
2011 - 2012: PT. Melayang Diangkasa Indonesia

Prestasi National (Sales Manager)
Meningkatkan volume penjualan hingga
Meningkatkan penjualan per distributor sebesar 60%.

HOBBY
Membaca, internet

Demikian Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya

Andita miani


Sumber :
http://bloganebo.blogspot.com/2012/11/contoh-cv-yang-baik-dan-menarik.html

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar